Comment choisir le logiciel de gestion pour votre entreprise ?

logiciel gestion

Certes, certaine entreprise est préférable à d’autre. Mais seulement en considérant que chaque entreprise a des besoins différents et que chaque logiciel peut mieux s’adapter à une réalité plutôt qu’à une autre. Dans tous les cas, lorsque vous devez choisir le logiciel de gestion à utiliser dans votre entreprise, vous devez toujours vous demander quelles sont les caractéristiques et fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer.

Voici les aspects à considérer

Intuitivité et facilité d’utilisation:

Car même si depuis de nombreuses années nous sommes passés d’un logiciel rigide à un logiciel résolument plus intuitif et simple d’utilisation, il existe encore de nombreuses réalités qui utilisent les anciennes générations.

Et même parmi les plus récentes, il existe encore des « solutions » qui ne sont pas exactement intuitives et répondent à l’objectif de simplifier, de faciliter et d’optimiser le travail.

Quel est alors l’objectif principal de la mise en place ou de la modification d’un système de gestion.

Aujourd’hui plus que jamais, cela n’a aucun sens d’investir de l’argent, du temps et d’autres ressources pour travailler avec des logiciels rigides et encombrants dans leur utilisation.

La facturation électronique intégrée

Depuis 2019, année où l’obligation de facture électronique est entrée en vigueur pour presque tout le monde, il est important de prendre ce facteur en considération lors du choix d’un logiciel de gestion complet.

En particulier, la gestion du cycle actif doit vous permettre de créer les documents de vente (facture immédiate, facture différée, facture d’accompagnement, avoir, auto-facture) en combinant l’enregistrement comptable correspondant, de vérifier le fichier XML et de l’envoyer à l’ES (Système d’Échange), pour recevoir le résultat de l’envoi et garantir la conservation numérique conformément à la loi.

Le cycle passif, en revanche, doit vous permettre : la réception des factures d’achat de l’ES, leur importation dans le système de gestion avec des automatismes qui vous permettent de créer ou de combiner l’enregistrement comptable et le stockage numérique conformément à la loi.

La gestion intégrée de tous les processus métiers (ERP) et automatismes

Une caractéristique essentielle pour une bonne gestion est d’avoir, en son sein, les différentes procédures liées entre elles afin d’automatiser la gestion des processus d’affaires. Il est vrai que les anciens logiciels « compartimentés » sont dépassés depuis longtemps, mais le niveau d’intégration proposé est également important.

Par intégration, nous entendons la capacité d’un logiciel de gestion à créer des connexions et des liens immédiats entre les différentes procédures, les faisant communiquer entre elles, simplifiant le travail et limitant les risques d’erreur. Un système de gestion, donc, qui intègre et peut connecter tous les processus pertinents de votre entreprise : comptabilité, gestion financière, vente, gestion d’entrepôt, production, CRM, etc.

Vous pouvez immédiatement mesurer le résultat en termes de gain de temps et d’optimisation des ressources. Aujourd’hui, être compétitif, c’est aussi être flexible, fluide dans les processus métiers et leur gestion, donc gagner du temps et de l’argent.

Plus précisément, ils doivent être reliés et intégrés les uns aux autres par une série d’automatismes :

  • La compatibilité avec le contrôle et gestion financière : la première note, les échéances, les règlements de TVA, les analyses financières, etc.
  • La gestion des ventes avec facturation active et gestion et contrôle des stocks.
  • La gestion des achats (cycle passif) avec contrôle et gestion des stocks.
  • Le contrôle et la gestion des agents commerciaux .
  • Toute gestion de production.

La possibilité de personnalisation

C’est un aspect qui n’est pas toujours pris en considération, surtout au début.

Mais vous devriez plutôt l’évaluer en particulier si la vôtre est une entreprise manufacturière.

Le logiciel de gestion devient véritablement précieux pour votre entreprise à partir du moment où il est en mesure de satisfaire ses besoins spécifiques.

Certes, la plupart des solutions sur le marché régissent bien les procédures plus standard comme, par exemple, la comptabilité.

Cependant, pour gérer certaines particularités de votre entreprise, vous devez pouvoir compter sur une solution personnalisable par les analystes de programmation mis à disposition par le fournisseur.

C’est un aspect qu’il n’est pas toujours facile de satisfaire avec les logiciels les plus standards, conçus pour être vendus à grande échelle et n’incluant pas de personnalisation ad hoc sur des demandes spécifiques de clients particuliers.

Intégration avec d’autres logiciels

La possibilité de connecter votre système de gestion avec d’autres logiciels utiles à la gestion d’autres aspects commerciaux est également un élément important.

Cependant, il n’est souvent pas donné la bonne valeur dans le choix initial.

Toutes les fonctions de l’entreprise fonctionnent désormais avec le support de PC et de logiciels : la production, l’entrepôt, le vente, etc.

Si ce n’est dans l’immédiat, certainement avec la croissance de l’entreprise, il sera nécessaire d’intégrer les différentes procédures internes des différentes fonctions.

Choisir un logiciel de gestion avec ce potentiel est judicieux et évite des problèmes futurs.

Nous espérons que ces considérations vous aideront à ne pas oublier les éléments à garder à l’esprit lors du choix de votre premier logiciel de gestion ou lors de l’évaluation d’un nouveau. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter l’expert comptable Ixelles !

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